Dal 1° gennaio 2026 entrerà in vigore una novità molto importante per esercenti, negozianti, professionisti e tutte le attività che accettano pagamenti elettronici. Secondo quanto previsto dall’Agenzia delle Entrate, ogni POS – e qualsiasi strumento di pagamento digitale – dovrà essere collegato al Registratore Telematico (RT) utilizzato per emettere il documento commerciale. L’obiettivo è rendere più efficiente e trasparente la gestione dei pagamenti elettronici e dei corrispettivi giornalieri.
Sebbene il cambiamento possa sembrare complesso, in realtà il meccanismo è stato pensato per essere semplice, digitale e privo di complicazioni tecniche. La procedura non richiede collegamenti fisici tra dispositivi, ma si svolgerà interamente in modalità online attraverso il portale “Fatture e Corrispettivi”.
Nei prossimi paragrafi analizziamo cosa cambia, quali sono gli obblighi, le scadenze, i passaggi da seguire e cosa devono fare gli esercenti per adeguarsi alla normativa senza rischiare errori o sanzioni.
POS e Registratore Telematico: cosa prevede il nuovo obbligo
La principale novità introdotta riguarda l’associazione obbligatoria tra POS e Registratore Telematico. Ogni strumento di pagamento elettronico dovrà essere collegato in maniera univoca a uno specifico RT, tramite una procedura disponibile online.
Uno degli aspetti più rilevanti è che non servirà alcun cavo o dispositivo di collegamento: tutto avverrà in digitale. L’Agenzia delle Entrate ha infatti predisposto una sezione dedicata nel portale “Fatture e Corrispettivi”, all’interno dell’area “Accreditamento e censimento dispositivi”, attraverso la quale sarà possibile gestire tutte le associazioni.
Questo renderà l’adempimento più semplice rispetto a quanto molti temevano inizialmente, evitando modifiche hardware e costi aggiuntivi per le attività.
Come funziona l’associazione tra POS e Registratore Telematico
La procedura prevede che l’esercente – o il consulente delegato – inserisca una serie di informazioni che consentono di collegare in modo definitivo il POS al Registratore Telematico utilizzato per l’emissione dei documenti commerciali.
L’unica lista puntata dell’articolo, come richiesto, riguarda proprio questo passaggio:
- codice identificativo del POS;
- codice identificativo del Registratore Telematico;
- indirizzo esatto dell’attività in cui i dispositivi vengono utilizzati.
Per chi emette i corrispettivi tramite procedura web, il collegamento dovrà essere effettuato direttamente all’interno del sistema dell’Agenzia, senza necessità di RT fisico.
Quali dati vengono trasmessi all’Agenzia delle Entrate
Ogni volta che un cliente effettuerà un pagamento elettronico, il Registratore Telematico dovrà memorizzare due dati fondamentali:
1. la modalità del pagamento (carta, bancomat, app, wallet, ecc.);
2. l’importo incassato.
Queste informazioni saranno poi trasmesse all’Agenzia delle Entrate in forma aggregata. La trasmissione non sostituirà gli attuali obblighi di memorizzazione dei corrispettivi, ma li integrerà, migliorando la tracciabilità delle operazioni e riducendo possibili discrepanze.
POS e scadenze: i tempi per mettersi in regola
Le scadenze non sono uguali per tutti, ma variano a seconda di quando il POS è stato attivato. Ecco il funzionamento previsto:
POS già attivi al 1° gennaio 2026
Per chi possiede già un POS, l’associazione con il Registratore Telematico dovrà essere fatta entro 45 giorni dall’attivazione del servizio web sul portale “Fatture e Corrispettivi”. La data precisa verrà comunicata dall’Agenzia delle Entrate.
Nuovi POS attivati dopo il 31 gennaio 2026
Chi attiverà un POS dopo questa data dovrà effettuare il collegamento a partire dal 6° giorno del secondo mese successivo all’attivazione, fino all’ultimo giorno lavorativo di quello stesso mese.
L’esempio riportato nella bozza chiarisce bene il meccanismo: se un POS viene attivato il 1° febbraio 2026, il collegamento potrà essere fatto dal 6 aprile al 30 aprile 2026.
Sostituzione o variazione dei dispositivi
Se un esercente dovesse sostituire il POS o il Registratore Telematico, dovrà ripetere la procedura con le stesse regole previste per i nuovi dispositivi.
Cosa devono fare gli esercenti per essere in regola dal 2026
Molti si stanno chiedendo quali passaggi pratici saranno necessari per rispettare l’obbligo.
In realtà il procedimento è lineare, ma richiede attenzione. È fondamentale:
1. monitorare le comunicazioni dell’Agenzia delle Entrate,
2. accedere alla propria area riservata su “Fatture e Corrispettivi”,
3. utilizzare l’apposita funzione dedicata al collegamento POS–RT,
4. inserire correttamente tutti i dati richiesti,
5. aggiornare la situazione in caso di sostituzione dei dispositivi,
6. verificare che i documenti commerciali riportino la forma di pagamento elettronica utilizzata.
Questi passaggi consentiranno di evitare eventuali blocchi o anomalie nel sistema dei corrispettivi.
Conclusioni
La nuova normativa sul POS rappresenta un cambiamento significativo, ma progettato in modo da essere facilmente gestibile con strumenti digitali già in uso. Il collegamento tra POS e Registratore Telematico è pensato per snellire gli adempimenti, migliorare la tracciabilità e offrire maggiori garanzie sia all’Agenzia delle Entrate sia agli operatori commerciali.
Prepararsi in anticipo, informarsi e adeguare i dispositivi per tempo è la scelta migliore per evitare corse dell’ultimo minuto e possibili errori. Come sempre, il supporto di un consulente o del proprio commercialista può rendere la procedura ancora più semplice e immediata.
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